* Маршрутизация на входящи факсове
Публикувано на 28 декември 2012 в раздел Факс.
Някои факс-сървъри автоматично изпращат пристигащите факсове на принтера, имитирайки факс-апарат. След това те се сортират ръчно. Сървърът трябва да може да изпълнява печатането сам, и когато потребителят не е в мрежата. Непосредственото отпечатване обаче, дискредитира тъкмо главната цел на факсимилната мръзка по Мрежата – намаляванетона хартиения поток. Освен това нарушава безопастността за факсове с конфиденциални данни. Методът не е добър, освен ако не е задължителен съгласно закона, или правилата на конкретен документооборот.
Едно от възможните решения, е назначаването на нарочен човек, отговарящ за изпращането на факсовете в съответните пощенски кутии. Някои от факс-сървърите показват на администратора само заглавната страница с данните на получателя, и така осигуряват известна конфиденциалност. Други имат специални програми, или интерфейс, за четене на символи, сами разпознават данните на получателя, и автоматично извършват маршрутизацията.
Вариантите за осъществяване на вътрешна маршрутизация без участието на човек, обикновенно се осъществяват с Direct Inward Dialing (DID) и Dual-Tone Multifrequency (DTMF). Нека ги разгледаме съвсем накратко:
- В DID, на магистралната линия с централна станция може да се припишат няколко номера – по същество всеки потребител получава свой номер на факса. Това е удобно но скъпо, и разходите се оправдават само при малък брой потребители;
- В DTMF изпращача звъни на основния номер на факса, и след получаването на сигнал за готовност, а след това избира допълнителен номер на получателя.
Шлюзовете на електронните пощи осигуряват вътрешната маршрутизация през системата на електронната поща. На практика тази функция е задължителна за факс-сървърите. Общата тенденция е към унификация на пощенските кутии, така че те да приемат и изпращат факсимилните, и съобщения на електроннота поща по един и същи начин, от гледна точка на потребителя. Болшинството факс-сървъри имат шлюзове с Exchange, Notes, cc:Mail и GroupWise, а някои са способни да поддържат няколко системи едновременно.
Автор: Стефан Козаров
Редактор: Филип Петров
Ние прилагаме друг подход при маршрутизирането на факсовете:
1. Цялата организация има само няколко входящи номера на факс, като те са еквивалентни и общи, т.е. не са вързани към даден потребител. Възможно е да има необходимост и от директно факс към някои отдел, но не ми се е случвало в практиката.
2. Получените факсове се трансферират като входящи имейли от адрес callerId@fax.man . callerId е номера на изпращача.
3. В прикачения tiff или png (самия факс) се търсят QR кодове (чрез ZBar), които са от домейна на нашата организация. По принцип всички изходящи документи на организацията съдържат уникално URL на документа под формата на QR. Ако се намери QR на нашата организация документа се рутира до папката и нишката на оригиналния документ. Например: изпращаме договор до клиент, той го подписва и като го върне по факс, горната процедура поставя подписания договор малко под оригинала на договора.
3. Ако горното не сработи, факса се рутира според callerId на изпращача, като отива в папката на контрагента, ако в указателя е записан неговия номер на факс или ако в неговата папка има вече входящ или изходящ факс към неговия номер.
4. Ако факса не е рутиран според горните правила, от номера на изпращача се извлича държава/град и факса се рутира в папка от вида „Несортирани – Франция“ или „Несортирани – Пловдив“.
5. Ако липсва callerId, факса се се поставя в папка с име – нашия входящ номер, от където секретаря ръчно го премества в правилната папка.
Гореописаната система работи, но е тествана много малко, защото броя на факсовете драстично намаля в сравнение с останалите форми на документооборот. Напоследък клиентите изпращат имейли със сканирани документи, вместо факсове. Рутирането им обаче си остава същото, като гореописаното.