* Факс сървър
Публикувано на 29 ноември 2012 в раздел Факс.
Факс сървърът е компютър, оборудван с множество специализирани факсимилни платки (обикновено дори многоканални), и интегриран с локалната изчислителна мрежа. В сравнение с група от няколко автономни факса, той има редица предимства: позволява обмена на факсимилни съобщения с по-високо качество, по-удобно и по-евтино.
Факс сървъра дава възможност на всеки потребител да приема и предава факсове през собствения си работен компютър. Входящите факс-съобщения се превръщат във файлове от определен формат и се разпращат до потребителите (например по електронна поща). Потребителите при необходимост могат впоследствие да отпечатват на хартия тези файлове чрез обикновенните локални или мрежови принтери. Този начин на организация на офиса има няколко основни предимства спрямо стандартното приемане на съобщения чрез факс-модем инсталиран на всяка отделна потребителска машина:
- Централизираната поддръжка на факс оборудването е огромно облекчение за системните администратори;
- Чрез използване на многоканални платки се намаляват разходите за закупуване на отделни факс модеми за всеки потребител поотделно;
- Ако нужната функционалност е само за приемане на факс съобщения и потребителите нямат нужда от телефония, кабелите за входящи и изходящи факсове се организират в една разпределителна кутия стояща до самия сървър, а не се прекарват отделни телефонни кабели до всяко едно работно място. Това все пак е рядък случай в практиката – обикновено услугата за факс върви заедно с услуга за телефония.
За изпращане на факс съобщения чрез факс сървър може да се използват различни подходи. Най-разпространеното решение е на всеки персонален компютър в локалната мрежа да се инсталира специализирана програма (може и централизирано ако компютрите са организирани като терминали). В тази програма трябва да се укаже документ за изпращане и телефонния номер на адресата. Програмата препраща тази информация към сървъра, който от там насетне върши цялата работа и след това оповестява ползователя за успешното изпращане (по електронната поща или друг начин). Съобщенията, които не са спешни, могат да се запазват в опашка на сървъра, и да се изпращат например нощем, при по-евтина телефонна тарифа. Възможно е и разпращането на документа на голям брой адресати.
Ако факс сървъра е интегриран като част от цинтрализиран сървър за управление на персоналните компютри (например Active Directory на Microsoft), то е възможна още по-сериозна автоматизация на процеса за получаване на документи. Така факс сървъра може запазва всяко пристигнало съобщение или в обща директория, или в персонална директория на съответния получател. Известието за пристигане на ново съобщение се изпраща на системния администратор в първия случай, или непосредствено на конкретния потребител във втория. Правата за достъп на различните потребители до двата типа директории могат да бъдат ограничени, и така се осигурява конфиденциалност на приетата информация. Използването на персонални директории е по-удобно, но изисква специална маршрутизация на съобщенията.
При използването на ръчна маршрутизация, всички пристигащи съобщения се запазват в обща директория. Всеки път на компютъра на администратора се появява известие за това, както и „шапката” на пристигналото съобщение. Ако тя е достатъчна за определянето на крайния получател, администраторът я изпраща в персоналната директория на сътрудника. Иначе се налага прочитане на цялото съобщение, и последващата му преадресация.
Разпознаването на тонални сигнали е начин за автоматизация на споменатия по-горе процес. Всеки сътрудник има персонален добавъчен номер – вътрешен за структурата телефон. Той се добавя след номера на факса на организацията. За връзка с конкретен потребител, се избира номера на организацията, и след отговора на факс сървъра, се въвежда добавъчния номер на сътрудника с помощта на тонални сигнали. Сървърът разпознава кода на съответния потребител и изпраща документа автоматично в неговата персонална директория.
Вместо да се употребява вътрешна телефонна централа е възможно и всеки потребител да има свой собствен индивидуален външен номер. Така факс сървърът ще разпределя съобщенията до всеки конкретен потребител според това на кой номер е получен документа.
Автор: Стефан Козаров
Редактор: Филип Петров
Според мен организацията, при която факсовете се рутират по правила към определени вътрешни потребители не е най-добрата. Възникват много проблеми при:
– смяната на длъжността/отсъствието/напускането на вътрешен служител.
– разпространението на информацията вътре в организацията става чрез препращане, вместо чрез споделяне.
Ние отдавна практикуваме друга система: Всички външни съобщения (имейли, факсове, писма) се рутират полу-автоматично към вътрешни папки, които са свързани с изпращачите (например вътрешна папка „АБВ ООД“, а самите папки са споделени между потребителите, които имат отношения с изпращачите. Ако например аз съм един от контактните лица за „АБВ ООД“, то когато в папката им се получи писмо, в системата по подобие на Facebook ми светва индикатор.
Разбира се запазили сме и възможността за директно изпращане към потребител, но това винаги създава в дългосрочен план проблеми и се стремим да го избягваме.
Това е едно прекрасно решение. Особено при динамични структури, в които както каза ти често има размествания в позициите.
Това са т.нар. „споделени ресурси“. Например факс номера на „support“ e споделен от и се обслужва от много хора, като няма лични. Или пък факс номерата на маркетинга, на sales-а и т.н. също са споделени, но сред тях има и лични, като разпределянето на такива лични съобщения става ръчно.
Казус настъпва при нужда от пълна конфиденциалност на лична кореспонденция, т.е. когато колегите не трябва да имат достъп. Такива например са кореспонденциите между адвокат и неговите клиенти в кантора, между доктор и пациенти в болница и т.н.
Тоест едното решение не заменя другото. Те се допълват!
Има съществена разлика между „support,sales,orders“ и т.н. споделени папки и решението което ние ползваме.
Например, ако в ‘support’ попадат всички заявки за поддръжка от наши клиенти, ние трябва да дадем достъп на всичките си служители по поддръжка до тази папка. Проблема е, че ако клиентите и служителите са много, служителите си губят времето да четат неща, които не им влизат в работа, а също се нарушава и сигурността – всеки служител ще чете на всички клиенти факсовете.
При нас сме направили автоматично рутиране според данните на изпращача (efax.com изпраща номера от който е изпратен факса) до кутии, които отговарят на външни фирми или техни отдели. По този начин, само оторизираните от нас служители (може да е дори и само един) четат факсовете, които са изпратени от дадена фирма.
Разбира се, първото писмо трябва да се сортира ръчни или предварително да са въведени факс-номерата на съответната фирма.
Да, това го разбрах. Просто е вид рутиране, но пак е споделен ресурс. Има т.нар. „ticketing“ системи. Например човекът от поддръжката влиза, вижда входящ тикет и „го взима“ за себе си. При следващи отговори на клиента, ако този служител е на линия, вместо в споделената папка отговорите отиват директно при него (той вече е отговарял и знае казуса). По този начин може да работят и 100 човека накуп с една папка, без да има сериозни конфликти. Виждал съм да го правят и на принципа „при повече от 4 отговора да се алармира друг, по-старши служител“ с идеята, че може би има наличие на т.нар. „turn arround“ проблем, т.е. мотаене на клиента от незнание.
Това, за което говориш ти е „една крачка напред“ – бих го нарекъл „групиране“. Тоест вместо една обща има няколко общи папки, като до всяка една от тях има различни права за достъп на различни хора.